درس اول – اصول و انگیزه شخصی

در دنیایی که همه چیز به سرعت در حال رخ‌دادن است، مدیریت زمان یکی از اصولی است که به کار هر انسانی در قرن ۲۱ می‌آید. مدیریت زمان، یکی از مباحثی است که این روزها در مورد آن بسیار شنیده می‌شود و وب سایت‌ها و کتاب‌های مختلفی در این مورد منتشر شده است که هدفشان، افزایش بهره‌وری شماست.
هدف از این دورۀ آموزشی آن است که شما دچار یک تغییر پایدار شوید به‌طوری که به کمک راهنمایی‌ها و تکنیک‌هایی که در این دوره آموزشی آن را فرا خواهید گرفت، که بتوانید زمان خود را به بهترین روش ممکن، مدیریت کنید و شاهد یک تغییر دائمی باشید، تغییری که به‌دست‌آوردن آن نیاز به صرف سال‌ها تجربه دارد.

اصول، نه ابزار
در این دوره آموزشی برخلاف بسیاری از راهنمایی‌ها و تکنیک‌هایی که در اینترنت یا کتاب‌ها نوشته شده است، به اصولی پرداخته می‌شود که شما را در مدیریت زمان بیش از پیش کمک می‌کنند. به‌عنوان مثال، بسیاری از افراد فکر می‌کنند که اگر نرم‌افزار، کامپیوتر تلفن هوشمند و یا تبلت خریداری کنند، به‌صورت ناگهانی بهره‌وری و مدیریت زمانشان دچار تغییر می‌شود! اما باید به‌یاد داشته باشید که تکنولوژی به‌خودی‌خود بهره‌وری و مدیریت زمان افراد را بالا نمی‌برد، آنچه که باعث می‌شود که شما به‌راحتی بتوانید زمان خود را مدیریت کنید، اصولی هستند که به تکنولوژی وابسته نیستند و سالیان سال بدون هیچ تغییر همواره کارآمد بوده‌اند.
مثلا شما بعد از به‌پایان‌رساندن این دورۀ آموزشی، خواهید آموخت که همواره تقویم و شماره تماس افراد و مسئولیت‌های آن را با خودتان حمل کنید تا در زمان نیاز همراهتان باشند. حالا فرقی نمی‌کند که این اطلاعات را شما در تلفن هوشمند خود حمل کنید و یا یک دفترچه کاغذی.
در هنگام خرید هر وسیله‌ای که فکر می‌کنید در بهره‌وری شما تاثیر زیادی خواهد داشت، هدف خود را از خرید آن وسیله با اصول مدیریت و بهره‌وری زمان مقایسه کنید. همواره به یاد داشته باشید که تنها، زمانی مدیریت زمان شما بهبود پیدا خواهد کرد که بر اساس اصول خوب مدیریت و بهره‌وری زمان، تصمیم‌گیری و زندگی کنید.

انگیزه شخصی
انگیزۀ قوی شخصی، یکی دیگر از عوامل موثر برای بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است. انگیزه شخصی در حقیقت چشم‌انداز شما از آینده‌ای است که می‌خواهید به آن دست یابید.

مثلا فرض کنید که هم‌اکنون شما ۵ ساعت اضافه در هر هفته وقت داشته باشید؛ چه کاری را در این ۵ ساعت انجام خواهید داد؟ آیا آن را به سرگرمی می‌گذرانید و یا با دوستان و فامیل خواهید گذراند؟ آیا شما آن را برای گسترش بیشتر کار و حرفه‌یتان سرمایه‌گذاری می‌کنید یا به مطالعه و افزایش علم و دانش خود مانند شرکت در دوره‌های درسنامه! می‌گذارنید؟

پاسخ به هر یک از این سؤالات می‌تواند دلیلی محکم برای شما باشد که سعی کنید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و کارآیی و بهره‌وری خود را بالا ببرید. برای همین ابتدا این جمله را تکمیل کنید و سپس آن را در جایی که همواره در مقابل چشمانتان باشد، قرار بدهید:
«وقتی من ۵ ساعت وقت اضافی در هفته داشته باشم، ………… خواهم کرد».
با تکمیل جمله بالا، شما در حقیقت انگیزۀ خود را از علاقه به مدیریت زمان و همچنین گذراندن این دوره آموزشی نشان می‌دهید.

درس دوم – مالتی تسکینگ و عواقب آن

افسانه انجام‌دادن چندین کار به‌صورت هم‌زمان:
یکی از بزرگ‌ترین موانع بر سر راه مدیریت زمان آن است که بسیاری از افراد بر این باورند که ترفند، نکته و یا تکنیکی وجود دارد که به کمک آن می‌توانند بهره‌وری و کارکرد خود را بسیار بالا ببرند؛ مثل انجام‌دادن چندین کار به‌صورت هم‌زمان یا مالتی تَسکینگ (Multitasking).
برای درک بهتر این افسانه، یک تمرین را به صورت قدم‌به‌قدم انجام می‌دهیم. هدف از این تمرین نشان‌دادن این نکته است که انجام‌دادن چندین کار به صورت هم‌زمان، یک افسانه و دروغ است! زیرا باعث می‌شود بهره‌وری افراد به‌شدت کاهش پیدا کند.

دلیل افسانه‌بودن انجام‌دادن چندین کار به صورت هم‌زمان، به مغز انسان‌ها برمی‌گردد. مغز انسان از لحاظ فیزیکی، نمی‌تواند چندین کار را به صورت هم‌زمان مدیریت کند و انجام دهد. به همین دلیل، انجام دادن چندین کار به صورت همزمان یا Multitasking را جابه‌جایی بین کارهای مختلف یا سوویچ تسکینگ (Switchtasking) نیز می‌نامند. به این صورت که افرادی که در حال انجام‌دادن چندین کار به صورت هم‌زمان هستند، در حقیقت به صورت مداوم در حال پرش از یک کار به کار دیگر هستند و به نوعی تنها بخش کوچکی از یک کار را انجام می‌دهند و سپس بدون آنکه آن را به اتمام و یا به نتیجه مطلوب برسانند، رها می‌کنند و به سراغ کار دیگری می‌روند. و جابه‌جایی بین کارهای مختلف، دشمن مدیریت زمان است.

عواقب سوویچ تسکینگ
مالتی تسکینگ یا همان سوویچ تسکینگ سه تأثیر منفی مهم دارد که عبارتند از:
۱. افزایش زمان: مهم‌ترین و بارزترین تاثیر سوویچ تسکینگ آن است که مدت‌زمان تکمیل انجام کارهایتان به‌شدت افزایش پیدا می‌کند. به عنوان مثال اگر ما بخواهیم سه کار مانند تایپ‌کردن یک متن، صحبت‌کردن با همکارمان و صحبت‌کردن با تلفن را به‌صورت هم‌زمان انجام دهیم، ممکن است مدت‌زمانی معادل یک ساعت را صرف آن کنیم. اما هنگامی که این سه کار را به صورت مجزا و جداگانه انجام دهیم، ممکن است زمانی که برای هر کدام از آنها صرف می‌کنیم بین ۵ تا ۱۰ دقیقه باشد که در مجموع ۳۰ دقیقه می‌شود. به همین دلیل انجام‌دادن چندین کار به صورت هم‌زمان، مدت‌زمان بیشتری را صرف می‌کند و همان‌گونه که گفته شد، انجام‌دادن چندین کار به صورت هم‌زمان به معنی پرش بین آنهاست نه کامل‌کردنشان!
۲. کاهش کیفیت: زمانی که مشغول انجام چندین کار هستیم، کیفیت کارمان به‌شدت کاهش پیدا می‌کند. مثلا انجام‌دادن چندین کار به صورت هم‌زمان باعث کاهش تمرکز و افزایش احتمال اشتباه در انجام آنها می‌شود.
۳. افزایش استرس: انتقال از یک کار به کار دیگر به صورت ناخودآگاه عامل افزایش استرس در افراد می‌شود، به همین دلیل، سوویچ تسکینگ باعث می‌شود که ما دچار استرس شویم.

منبع: درسنامه: darsnameh.com