آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل
با یک مثال شروع میکنم، تهیه کارنامه ای که خودم این ابزار رو برای اون استفاده کردم:
مثلا صد نفر دانشجو داریم که هر کدوم در چهار درس شرکت میکنند، و ما یک شیت داریم که لیست غیبتهای هر روز از سال داخلش ثبت میشه، یعنی بهتعداد تمام روزهای سال، ستون داریم و روزهای جمعه (چهل جمعه) رو فرمول دادیم که غیبتهای شش روز هفته رو جمع بزنه و آخر هر ماه (ده ماه تحصیلی) هم به یک ستون دستور دادیم که غیبتهای ماهیانه رو جمع ببنده.
(البته میتونیم یک فرم برای یک ماه بچینیم و یک ستونِ شماره ماه اضافه کنیم و بهجای تکرارِ ستونها، ردیفها رو تکرار کنیم و از طریق فیلترکردن ماه، جلوی شلوغشدن محیط نمایشی رو بگیریم؛ اما بهجهاتی من این کار رو نکردم 🙂 که بماند.)
حالا میخواهیم اکسل آمارگیری بکنه و لیست غیبتهای هفتگی و ماهیانه همه دانشجویان رو یکجا در کارنامه به ما تحویل بده، یعنی مجموع غیبتهای نفر یک در درس اول و دوم و سوم و چهارم، در هفته اول، دوم، سوم و… (یعنی ۱۰۰X4X40=16000) و در ماه اول، دوم، سوم و…، (یعنی ۱۰۰X4X10=4000)، علاوه بر اینکه ریز دروس رو هم بگه که این چند تا غیبت در ماه اول، چند تاش مربوط به درس یک، چند تا درس دو و تا آخر.
خیلی کار طاقتفرسایی است، لازمهش اینه که ما به یک سلول دستور بدیم که برو سلولهای K5 و K105 و K205 و K305 رو جمع بزن تا جمع غیبتهای نفر اول در هفته اول معلوم بشه، بعد نفر دوم و سوم تا نفر صدم، حالا همین کار رو برای هفته دوم و سوم و… علاوه بر اینکه اگر در شیتی که فرمانها از روی اون خونده میشه از Sort یا مرتبسازی استفاده کنید، تمام فرمولهاتون بههم میریزه؛ چون نفر یک که K5 بود الآن شده مثلا K7 و لذا غیبتهاش میره برای کسی ثبت میشه که پیش از سورت، از خونه K7 اعداد رو فراخوانی میکرده.
کارنامه و گزارشگیری خودکار در اکسل
اما اکسل همه اینکارها رو بدون هیچ مشکلی به چند ثانیه برای شما انجام داده و یک کارنامه زیبا تحویلتون میده! بهاینصورت:
- برید داخل اون شیتی که اطلاعاتتون داخل اون هست؛
- از برگنشان Insert، گزینه اول یعنی Pivont Table رو انتخاب کنید؛
- اگر ازجدولهای پیشفرض اکسل استفاده میکنید، الآن تمام جدولتون سلکت شده، وگرنه خودتون محدوده فراخوانی اطلاعات رو بهش بدید؛
- گزینه پایین رو هم بذارید روی همون New WorkSheet باشه تا گزارش رو در یک شیت جدید ارائه بده؛
- در بالای ستونِ بازشده، نام تمامی ستونها رو مشاهده میکنید، مثل نام، درس، هفته اول، هفته دوم تا آخر؛
- حالا گزینه نام رو با موس بگیرید و از بین چهار مربعِ پایین، داخل Rows بندازید؛
- تمام هفتهها یا ماهها رو هم انتخاب کنید و داخل مربع Values بندازید؛
- اگه میخواین آمار تکتک دروس بهطور جداگانه رو هم داشته باشین، گزینه دروس رو داخل مربع Filters بندازین؛
- اگه میخواین ریزدروس رو برای هر فرد بهتون بده، گزینه دروس رو توی همون مربع Rows زیر نام قرار بدید.
مربع Columns هم خیلی کاربرد نداره، آموزشش توی سایتها هست. تمام.
نکته مهم: اسمهای افراد باید دقیقاً به یک شکل وارد شده باشند، نه اینکه مثلا نیکخواه رو یک جا «نیکخواه» و یک جا «نیکخواه» و یک جا «نیک خواه» ثبت کرده باشید، یا مثلا یک جا با «ی و ک» عربی و یک جا فارسی تایپ کرده باشید؛ چون اکسل آقای نیکخواه رو نمیشناسه، فقط کارکترهای یک سلول رو میشناسه 🙂
اگه یک مقدار بیشتر باهاش کار کنید، نتیجههای خیلی بهتری هم میتونید بگیرید.
منبع: ورک شیت و تجربه شخصی
سلام. من یک شیت دارم با تاریخ هر روز از ماه که عیوب محصول تولیدی در هر روز رو ثبت کردم. حالا میخوام یک گزارش به صورت روزانه که درصد عیوب رو نشون بده ازش بگیرم.چیکار کنم
——
پاسخ: با سلام
از طریق «فرم ارسال سؤال» نمونه ارسال کنید تا بررسی کنم
عاشق این وبسایت شدم من.عالی هستید شما