فهرست مطالب
درس سوم – کار با سلول‌ها
در این آموزش اکسل به نکاتی درباره کار با سلول‌ها اشاره می‌کنیم.
بعد از تایپ یک مقدار یا فرمول، اگر از کلید Enter استفاده کنید، به سلول زیرین منتقل می‌شوید و اگر Tab را بزنید، مکان‌نما در سلول بعدی قرار می‌گیرد.
انتخاب سلول‌ها
با استفاده از کلید Shift، میتوانید سلول‌های مختلف یک سطر یا یک ستون را انتخاب نمایید.
با استفاده از کلید Ctrl، میتوانید سلول‌های غیر مجاوز را انتخاب نمایید.
رونویسی (Copy)، جایگزینی (Paste) و انتقال (Cut) سلول‌ها
- رونویسی (کپی‌کردن): روی سلول کلیک‌راست و گزینه Copy یا با کلیدترکیبی Ctrl+C؛
- جایگزینی (پیست): روی سلول کلیک‌راست و گزینه Paste یا با کلیدترکیبی Ctrl+V؛
- بریدن (کات): روی سلول کلیک‌راست و گزینه Cut یا با کلیدترکیبی Ctrl+X.
قابلیت کپی‌کردن سلول در سلول‌های همسایه
با کلیک بر روی هر سلول، یک مربع سیاه کوچک در گوشه سمت راست سلول دیده می‌شود. این مربع دستگیره Auto Fill نام دارد. اگر ماوس را بر روی این علامت نگه دارید، اشاره‌گر ماوس به شکل علامت مثبت دیده خواهد شد. در صورتی که این دستگیره را به جهت‌های مجاور (چپ، راست، بالا و پایین) بکشید (Drag کنید)، خواهید دید که محتویات سلول در در سلول‌های انتخاب شده کپی خواهند شد. این قابلیت زمانی کاربرد دارد که بخواهید داده‌های تکراری در سلول‌های مجاور وارد کنید.
دستگیره Auto Fill ، در مورد اعداد قابلیت ویژه‌ای دارد. از این قابلیت برای افزایش و یا کاهش عددها در یک صفحه گسترده استفاده می‌شود. اگر هنگام کشیدن دستگیره Auto Fill کلید CTRL را هم نگه دارید، این قابلیت اجرا خواهد شد. در صورتی که دستگیره را به سمت راست یا پایین بکشید، عددها افزایش پیدا خواهند کرد. در صورتی که دستگیره به‌سمت سلول‌های قبلی (سمت چپ) یا بالا کشیده شود، عددها کاهش می‌یابند.
آدرس سلول‌ها
هر سلول دارای یک آدرس منحصر به فردی است که برای مراجعه به محتویات سلول‌ها از این آدرس‌ها استفاده می‌شود. در صفحه گسترده اکسل، ستون‌ها با حروف انگلیسی و سطرها با شماره مشخص شده‌اند؛ پس آدرس یک سلول مرکب است از نام ستون و شماره سطر.
در یک فرمول، آدرس سلول به دو شکل استفاده می‌شود: شکل نسبی و شکل مطلق.
آدرس‌دهی نسبی: در این روش، ابتدا نام ستون و سپس شماره سطر قرار می‌گیرد. به‌طور نمونه سلولی که از برخورد ستون F و سطر ۹ ایجاد می‌شود دارای آدرس نسبی (F9) است.
آدرس‌دهی مطلق: در این نوع آدرس‌دهی، پیش از نام ستون و سطر به‌طور مجزا علامت $ قرار می‌گیرد. به‌طور نمونه سلولی که از ستون F و سطر ۹ ایجاد می‌شود دارای آدرس مطلق $F$9 است.
ویرایش سلول‌ها
یک سلول را می‌توان به سه روش ویرایش کرد: دوبار کلیک‌کردن روی سلول و استفاده از نوار فرمول و استفاده از F2
اضافه‌کردن سطر و ستون
برای اضافه‌کردن سطر و ستون از زبانه Home در بخش Cells بر روی گزینه Insert کلیک کنید. عبارت Insert Sheet Rows برای اضافه‌کردن سطر و عبارت Insert Sheet Columns برای اضافه‌کردن ستون به‌کار می‌رود.
حذف‌کردن سطر و ستون
برای حذف‌کردن سطر و ستون از زبانه Home در بخش Cells بر روی گزینه Delete کلیک کنید. عبارت Delete Sheet Rows برای حذف‌کردن سطر و عبارت Delete Sheet Columns برای حذف‌کردن ستون به‌کار می‌رود.
توجه داشته باشید که در روش فوق، پس از حذف سلول‌ها، آدرس سطرها و ستون‌های بعدی تغییر می‌کنند. در صورتی که بخواهید فقط محتویات سطر یا ستون را حذف کنید و خود سطر و ستون‌ها در جای خود باقی باشند، کافیست که آنها را انتخاب کرده و دکمه Delete صفحه کلید را فشار دهید.
تغییر دادن عرض ستون‌ها و ارتفاع سطرها
برای تغییر عرض ستون‌ها و ارتفاع سطرها میتوانید از دو روش دستی و عددی استفاده کنید.
در روش دستی، ابتدا ماوس را در مرز بین دو شماره سطر (یا دو حرف ستون) قرار دهید و سپس زمانی که اشاره‌گر ماوس به شکل علامت مثبت دیده شد، آن را به سمت بالا و پایین یا چپ و راست بکشید.
در روش عددی، ابتدا بر روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک راست کنید، گزینه Row Height را برای تغییر سطر و گزینه Column Width را برای تغییر ستون انتخاب کنید، در هر دو حالت پنجره‌ای باز می‌شود که اندازه فعلی را نشان می‌دهد؛ میتوانید اندازه جدید را وارد کنید. این روش، از حالت قبلی دقیق‌تر خواهد بود.
حرکت بین سلول‌ها با کلیدهای جهت‌نما
معمولاً ما برای رفتن به سایر سلول‌ها از دکمه‌های چپ و راست و بالا و پایین (Arrow Key) استفاده می‌کنیم؛ اما گاهی این کلیدها کار نکرده و به‌جای جابه‌جایی بین سلول‌ها، صفحه اکسل را چپ و راست می‌کند!
غالباً مشکل مربوط به این می‌شود که انگشت ما به کلید قفل اسکرول (Scroll Lock) برخورد کرده و اسکرول‌لوک فعال شده است.
پس با فشردن مجدد آن (در سمتِ راستِ F12)، مشکل ما برطرف خواهد شد.
درس چهارم – قالب‌بندی، ترازبندی و کارهای بیشتر با سلول‌ها
نکاتی درباره فونت، سایز، رنگ، کادر و…
درس پنجم – کار با برگه‌ها
برای جابه‌جایی بین برگه‌ها یا Sheetها، میتوانید از میانبر Ctrl+Page Down و Ctrl+Page Up استفاده کنید.
برای انتخاب چند برگه مجاور، از Shift و برای انتخاب چند برگه غیرمجاور، از کلید Ctrl استفاده کنید. با کلیک‌راست و انتخاب گزینه Select All Sheets نیز، میتوانید همه برگه‌ها را انتخاب نمایید.
برای کپی‌کردن یک برگه، آنرا انتخاب و کلید Ctrl را فشار دهید و برگه مورد نظر را با ماوس به محل مورد نظر بکشید.
برای تقسیم‌کردن یک صفحه و مشاهده و نمایش سلول‌های دور از دسترس، از زبانه View، بخش Window، گزینه Split را انتخاب کنید.
ثابت نگه‌داشتن سطر و ستون
برای Freezeکردن یا ثابت‌نگه‌داشتن یک سطر، از زبانه View، بخش Windows، گزینه Freeze Panes را انتخاب کنید. سه گزینه باز می‌شود:
گزینه Freeze Panes، سطرهای بالا و ستون‌های قبل از سلول فعال را ثابت می‌کند؛
گزینه Freeze Top Row، بالاترین سطر، یعنی سطر یکم را ثابت می‌کند؛
گزینه Freeze First Column، که نخستین ستون، یعنی ستون A را ثابت می‌کند.
توجه: سطر و یا ستون ثابت‌شده، با یک خط سیاه‌رنگ، از سایر سطرها و ستون‌ها متمایز می‌شود.
درس ششم – ادامه کار با برگه‌ها
ارتباط اطلاعات دو برگه
ممکن است شما بخواهید بین سلول‌های یک برگه با برگه دیگر ارتباط ایجاد کنید؛ بدین‌معنی که هر تغییری در سلول مبدأ انجام دادید، در سلول مقصد نیز، اعمال شود؛ برای این منظور، سلول‌های مبدأ را انتخاب و Copy نمایید؛ سپس آنها را در برگه مقصد، Paste نمایید؛ کنار سلول‌ها یک نماد به‌نام Smart Tag در کنار سلول‌ها پدیدار می‌شود، روی آن کلیک و گزینه Link Cells را انتخاب کنید.
ایجاد کاربرگ‌هایی برای استفاده بیش از یک کاربر
در برخی پروژه‌های بزرگ لازم است که چند کاربر بر روی یک Workbook کار کنند. برای این کار، ابتدا از زبانه Review، بخش Changes، بر روی گزینه Share Workbook کلیک کنید. پنجره‌ای باز می‌شود که باید گزینه Allow changes by more than one user را فعال کنید.
پس از آنکه Workbook شما ذخیره شد، در مقابل نام آن در نوار عنوان، واژه Shared دیده می‌شود که بدین ترتیب چند کاربر هم‌زمان قادر خواهند بود که از طریق شبکه بر روی این Workbook کار کنند.
رمز گذاری روی یک سند
برای ایجاد رمز، گزینه Save as را انتخاب کنید، بر روی دکمه Tools کلیک کرده و گزینه General Option را انتخاب کنید. پنجره‌ای برای تعریف رمز، باز می‌شود. این پنجره دارای دو گزینه برای اختصاص‌دادن رمز است:
کسانی که رمز نخست، یعنی Password to open را در اختیار داشته باشند، تنها قادر به باز کردن Workbook و مشاهده اطلاعات موجود در آن خواهند بود.
اما کسانی که رمز دوم، یعنی Password to modify را در اختیار داشته باشند، علاوه بر باز کردن Workbook می‌توانند در آن تغییرات اعمال کنند.
حفاظت از Worksheet
برای اینکه بتوانیم فقط مانع تغییرات خاصی در یک برگه شویم، از دستور محافظت sheet استفاده می‌کنیم؛ بدین صورت که:
پس از باز کردن Workbook، روی زبانه Sheet مورد نظر، کلیک راست کنید و از منوی باز شده، گزینه Protect Sheet را انتخاب کنید.
کادر Protect Sheet برای تعریف رمز باز می‌شود. در این کادر، علاوه بر تعریف رمز، میتوانید عملیاتی که کلیه کاربران حتی بدون داشتن این رمز، قادر به انجام آن خواهد بود را تعیین کنید. برای این منظور، از گزینه‌های انتخابی، بخش Allow all users… استفاده می‌شود.
پس از وارد کردن رمز مورد نظر و تایید آن توسط دکمه OK کادر Confirm Password باز می‌شود. مجددا رمز را وارد کرده و روی دکمه OK کلیک کنید. هر کاربری که این Workbook را باز کند، می‌تواند اطلاعات آن را مشاهده کرده و سلول‌های آن را انتخاب کند؛ اما هنگام اعمال هر نوع تغییر، پیغام هشدار ظاهر می‌شود.
کاربری که رمز عبور را می‌داند، می‌تواند Sheet را از حالت محافظت‌شده خارج کرده و تغییرات مورد نظر خود را روی داده‌ها اعمال کند.
برای از محافظت خارج کردن (Unprotect) یک Sheet، روی زبانه Sheet مورد نظر، کلیک‌راست کنید و از منوی باز شده، گزینه Unprotect Sheet را انتخاب کنید.
کادر Unprotect Sheet باز می‌شود. رمز را در این کادر وارد کنید تا Sheet از حالت محافظت خارج شود.
منبع: درسنامه، اکسل‌پدیا و…
۰ دیدگاه