درس اول – آشنایی با اکسل

حتما تاکنون با اهمیت روزافزون استفاده از نرم‌افزار اکسل آشنا شده‌اید، اگر تاکنون با این نرم‌افزار آشنایی نداشته‌اید و حتی هیچ ایده‌ای درباره کارکرد آن ندارید، اصلا نگران نباشید! قدم‌به‌قدم با این مقالۀ آموزشی پیش بروید، خواهید دید که در پایان این دوره، به راحتی به نرم‌افزار اکسل مسلط شده‌اید!

نرم‌افزار اکسل، یکی از نرم‌افزارهای مجموعۀ آفیس (office)، محصول شرکت مایکروسافت است و در دستۀ برنامه‌های اداری (Desktop Application) قرار دارد.
از این برنامه برای انجام محاسبات ریاضی و کشیدن نمودار به وسیله ابزارهای گرافیکی استفاده می‌شود. اکسل توانایی انجام محاسبات دشوار ریاضی را دارد و کمتر کسی است که برای ذخیره‌سازی و تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری و یا ریاضی، از اکسل استفاده نکرده باشد.

ایجاد یک سند اکسل

برای ایجاد یک سند Excel، از منوی Start، گزینه All Programs را انتخاب کرده و با کلیک بر روی پوشه Office Microsoft روی آیکون Microsoft Office Excel 2007 کلیک کنید. به این صورت یک سند اکسل ایجاد می‌شود.

معرفی بخش‌ها و زبانه‌های اصلی و آشنایی با محیط برنامه

در صفحۀ اصلی یک سند اکسل، گزینه‌ها و ابزارهایی وجود دارد که در زیر به‌طور خلاصه کاربرد هر مورد را توضیح می‌دهیم. برخی از این گزینه‌ها نیاز به توضیح مفصل‌تر دارد که در بخش‌های بعدی با آنها بیشتر آشنا خواهیم شد.

شماره ۱: یک دکمه در گوشه سمت چپ بالای سند اکسل دیده می‌شود، دکمه Microsoft Office Button است. اگر بر روی این دکمه کلیک کنید، پنجره کوچکی مشاهده خواهید کرد که با استفاده از گزینه‌های موجود در آن، می‌توان سند جدیدی ایجاد کرد، یا سندی که قبلا کار کرده‌اید را باز و ویرایش کرد. به‌طور کلی گزینه‌های موجود در این پنجره، دستورات اصلی برای مدیریت فایل مانند: ذخیره، چاپ، بستن سند و… را در بر دارد.

شماره ۲: سمت راست دکمه شمارۀ ۱، سه گزینه می‌بینید که در کنار آنها یک فلش آبی رنگ وجود دارد. نام این بخش Access Toolbar است. در نرم افزار اکسل برخی ابزارها هستند که کاربرد زیادی دارند. شما می‌توانید با کلیک بر روی فلش آبی رنگ، ابزارهای دلخواه‌تان را به این بخش اضافه کنید تا دسترسی به آن ساده‌تر و سریع‌تر باشد.

شماره ۳: در همان سمت راست دکمۀ شمارۀ ۱، گزینه‌هایی وجود دارد که دستورات و امکانات برنامه اکسل برحسب موضوع، در آنها دسته‌بندی شده است. این دسته‌ها با نام زبانه یا Tab شناخته می‌شوند. با کلیک بر روی هر کدام از این زبانه‌ها، بخش‌ها و گزینه‌های مربوط به آن نمایش داده می‌شود.

شماره ۴: زیر تب‌ها، نواری به‌نام نوار فرمول وجود دارد که برای وارد کردن یا مشاهدۀ فرمول و محتوای سلول‌ها استفاده می‌شود. با استفاده از این نوار می‌توان محتوای سلول یا فرمول موجود در آن را ویرایش کرد.
نکته: اگر این نوار را در محیط برنامه نمی‌بینید، از زبانه View گزینه Formula Bar را انتخاب کنید.

شماره ۵: به کوچک‌ترین بخش هر برگه، سلول گفته می‌شود که داده‌ها در آن قرار می‌گیرند. هر سلول دارای یک آدرس منحصر به فرد است که با حروف انگلیسی (برای ستون‌ها) و اعداد (برای سطرها) به کار می‌رود.

شماره ۶: در پایین هر سند اکسل، کاربرگ‌ها، برای دسترسی به برگه‌های مختلف قرار دارد؛ پس از ایجاد یک سند اکسل، به‌طور پیش‌فرض ۳ برگه ایجاد می‌شود که با نام sheet نام‌گذاری شده است. این برگه‌ها به منظور تفکیک کار در محیط اکسل و انجام عملیات در بخش‌های مجزا استفاده می‌شوند و می‌توان تعداد آنها را نیز افزایش داد.

زبانه‌های اصلی

زبانه‌های اصلی نرم‌افزار اکسل به ۷ دسته تقسیم می‌شوند. البته یک‌سری زبانه‌های مخفی هم وجود دارد که با آنها آشنا خواهیم شد. در زیر به معرفی کارکرد زبانه‌های اصلی می‌پردازیم.

زبانه Home: گزینه‌های این زبانه، امکان تایپ متن و عدد در سلول‌ها، ویرایش و مرتب‌سازی داده‌ها، ویرایش و حذف سلول‌ها و… را می‌دهند.
زبانه Insert: این زبانه مربوط به درج‌کردن است و می‌توانید مواردی از قبیل جدول، عکس، نمودار و… را در یک سند درج کنید.
زبانه Page Layout: گزینه‌های این زبانه، مربوط به تنظیمات یک صفحه در سند است. به‌طور کلی برای پیکربندی و بهینه‌سازی صفحات کاربرگ‌های اکسل، از گزینه‌های این زبانه استفاده می‌شود.
زبانه Formulas: از این زبانه برای درج فرمول‌ها و توابع ریاضی استفاده می‌شود. در این زبانه، یک‌سری از توابع ریاضی به صورت پیش‌فرض قرار دارد که در پروژه‌های پیچیده ریاضی و حسابداری از آنها استفاده می‌شود.
زبانه Data: با استفاده از گزینه‌های این زبانه، می‌توان اطلاعات مندرج در نرم‌افزارهای دیگر و یا منابع اطلاعاتی در اینترنت را به نرم‌افزار اکسل وارد کرد و بر روی آن تغییراتی انجام داد. کارهایی مانند مرتب‌سازی و فیلترکردن اطلاعات از جمله قابلیت‌های موجودیست که گزینه های آن در این زبانه وجود دارد.
زبانه Review: با استفاده از گزینه‌های این زبانه می‌توانید تغییرات خاصی در نرم‌افزار ایجاد کنید. مثلا تصحیح‌گر واژگان را به دل‌خواه خودتان تنظیم کنید، از مترجم اسناد اکسل برای بهبود کیفیت متون درج شده در سلول‌ها استفاده کنید، متن‌تان را با متون دیگر مقایسه کنید، از پروژه اکسل‌تان به‌طور امنیتی محافظت کنید و…
زبانه View: از گزینه‌های این زبانه برای شیوه نمایش یک سند اکسل استفاده می‌شود. مثلا می‌توان شکل نمایش صفحه را انتخاب کرد، می‌توان سند را در حالت بزرگ‌نمایی تماشا کرد و… همچنین می‌توان گزینه‌های دل‌خواهی را در صفحه نمایش یک سند اکسل اضافه یا حذف کرد.

برخی تعاریف و اصطلاحات اکسل
برای یادگیری نرم‌افزار اکسل، لازم است که با برخی اصطلاحات و تعاریف آشنا شوید. در زیر به مهم‌ترین اصطلاحات می‌پردازیم:
صفحه گسترده (Spread Sheet): به‌طور کلی هر صفحه جدول‌بندی‌شده‌ای که اطلاعات متفاوت عددی، حرفی، تصویری و… در خانه‌های آن نگه داشته می‌شود را یک صفحه گسترده می‌گویند. اکسل یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارهای صفحه گسترده است.

کارپوشه (Workbook): هر سند Excel را یک کار پوشه یا Workbook می‌گویند. کار پوشه‌ها می‌تواند از ۱ تا ۲۵۵ برگه را شامل شود.
کاربرگ (Worksheet): کاربرگ همان صفحه‌ای است که اطلاعات شما را در قالب جدول نگهداری می‌کند. این کاربرگ‌ها هر کدام داری سطرها و ستون‌هایی هستند که با اعداد و حروف نمایان هستند. هر کدام از اطلاعات شما در یک جدول داخل یک سلول قرار می‌گیرد.

درس دوم – آشنایی با صفحه‌ گسترده و انواع داده‌ها

صفحه گسترده

به‌طور کلی به صفحات جدول‌بندی‌شده‌ای که قابلیت انجام محاسبات ریاضی را دارند صفحه گسترده می‌گویند. نرم‌افزار اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده است که می‌توانید داده‌ها را به‌صورت سطر و ستون در آن وارد کنید و سپس بر روی داده‌هایتان عملیاتی مانند محاسبات ریاضی، مرتب‌سازی، دسته‌بندی و… را انجام دهید. همچنین می‌توانید برای درک بهتر عملیات و نتایج ریاضی، داده‌هایتان را بر روی نمودار نشان داده و در نهایت آن را چاپ کنید.

آشنایی با انواع اطلاعات

پیش از آنکه به بررسی سلول‌ها در اکسل بپردازیم، بهتر است با انواع اطلاعاتی که می‌توان در یک سلول وارد کرد آشنا شویم.
اطلاعاتی که می‌توان در یک سلول وارد کرد از دو حالت خارج نیست: یا مقدار است و یا فرمول.

مقدار

داده‌های ثابتی که در یک سلول وارد می‌کنید را مقدار گویند. مقدارها به چهار بخش: عدد، متن، تاریخ و ساعت تقسیم می‌شوند. در زیر به بررسی این مقادیر می‌پردازیم.
مقادیر عددی: در هر سلول، غیر از اعداد و رقم‌ها (که متشکل است از ۰ تا ۹)، می‌توان نمادهای خاص مانند + و – و ، و . و $ و % نیز وارد کرد.
باید توجه داشت اگر عددی که در سلول وارد می‌کنید، از اندازۀ سلول بزرگ‌تر باشد، سلول نیز بزرگ‌تر شده تا عدد در آن جای بگیرد. اما اگر عدد بسیار بزرگی را وارد کنید، عدد مورد نظر یا به‌صورت نماد علمی نشان داده می‌شود، یا گرد می‌شود و یا سلول با علامت # پر می‌شود.
مقادیر متنی: علاوه بر اعداد، در هر سلول می‌توان هر متن دل‌خواهی را به زبان‌هایی که در ویندوز موجود است، وارد کرد. مثلا برای تولید کارنامه یک کلاس، می‌توان سلول‌هایی از ردیف بالا برای نوشتن عنوان انتخاب کرد و مقادیری متنی همچون نام درس، نمره، معدل و… در سلول‌ها وارد کرد.
مقادیر تاریخی: در هر سلول اکسل می‌توان یک تاریخ را به فرم DD-MM-YY یا DD/MM/YY (به معنای سال/ماه/روز) وارد کرد. در این صورت قالب سلول به طور خودکار تبدیل به تاریخ می‌شود.
مقادیر زمانی: همانند تاریخ، زمان را نیز می‌توان به فرم H:M:S (به معنای ساعت:دقیقه:ثانیه) وارد کرد. در این صورت قالب سلول به‌طور خودکار تبدیل به زمان می‌شود.

فرمول

یک عملیات به منظور انجام محاسباتی که در نتیجه انجام آن، یک مقدار به‌دست می‌آید، را فرمول می‌گویند. این مقدار نیز ممکن است عدد، تاریخ، متن یا ساعت باشد.
علاوه بر داده‌های بالا که به آنها اشاره شد، می‌توان تصویر را نیز مانند یک شیء وارد کرده و در هر جای برگه قرار داد.
برای نوشتن یک فرمول، نیاز به عمل‌گر دارید. عمل‌گرهای اصلی ریاضی که در صفحه کلید نیز قرار دارند، عبارتند از: + (برای جمع)، – (برای تفریق)، * (برای ضرب)، / (برای تقسیم)، ^ (برای توان) و % (برای درصد)

یک پروژه ساده فرمول‌نویسی

اکنون وقت آن است که دست‌به‌کار شوید و نخستین پروژۀ اکسل را انجام دهید! فرض کنید می‌خواهیم در ۴ سلول، ۴ عدد متفاوت بنویسم و در سلول پنجم، مجموع این اعداد را نمایش دهیم.
یک صفحه گسترده ایجاد کنید و ۴ عدد در سلول‌های A1 و A2 و A3 و A4 وارد کنید. سلول A5 را فعلا خالی بگذارید! قرار است در این سلول یک فرمول درج کنیم. اما پیش از آن، با روش‌های ایجاد فرمول آشنا خواهیم شد.

روش ایجاد یک فرمول ریاضی

روش نخست: در این روش، ابتدا سلولی که می‌خواهیم فرمول در آن درج شود، را انتخاب می‌کنیم. فرض کنید می‌خواهیم ۴ عدد بالا را با یکدیگر جمع کنیم به‌طوری که نتیجه در سلول A5 نمایش داده شود. در این صورت در سلول A5 علامت = را تایپ می‌کنیم. سپس آدرس سلول اول را تایپ کرده و بعد از آن عمل‌گر جمع (+) را وارد می‌کنیم، سپس سلول دوم و سوم و چهارم را نیز به همین صورت به فرمول اضافه می‌کنیم. یعنی در سلول پنجم، این‌ها را تایپ می‌کنیم:

=A1+A2+A3+A4

در صورتی که کلید Enter را فشار دهید، فرمول مورد نظر اعمال شده، و سلول A5 جمع سلول‌های انتخاب شده را نشان خواهد داد.

روش دوم: این روش نیز مانند روش نخست است (یعنی علامت = را در سلول A5 درج می کنیم) با این تفاوت که این بار به‌جای تایپ آدرس، بر روی سلول‌های مورد نظرمان را کلیک می‌کنیم. این کار زمانی کاربرد دارد که شما مقادیر زیادی سلول در یک صفحه گسترده دارید اما می‌خواهید بعضی از سلول‌های خاص از بخش‌های مختلف را انتخاب کنید.

تقدم عمل‌گرهای ریاضی

برای کار با اکسل، باید با دانش ریاضی تا حدودی آشنایی داشته باشید. فرمول ریاضی، عملگرها دارای تقدم و تأخر هستند. بدین معنی که برخی عملگرها دارای اولویت زودتری برای محاسبه نسبت به برخی دیگر هستند. این تقدم‌ها در نرم‌افزار اکسل نیز به‌صورت زیر دارای تقدم هستند. یعنی اکسل نخست عملیات داخل پرانتز را بررسی می‌کند، سپس به توان می‌رساند، پس از آن درصدها را محاسبه می‌کند، سپس عبارات مورد نظر را در یکدیگر ضرب یا تقسیم می‌کند، پس از آن عملگرهای جمع و تفریق اعمال می‌شوند.

()
^
%
* و /
+ و –

برگردان و انجام مجدد (Undo and Redo)

Undo: برای بازگرداندن یک مقدار یا یک فرمول؛ از کلید ترکیبی Ctrl+Z در ویندوز یا Cmd+Z در مک نیز می‌توان استفاده کرد.
Redo: بعد از آنکه از گزینه Undo برای لغو آخرین دستور انجام شده استفاده کردید، ممکن است باز پشیمان شوید و بخواهید عملی را که لغو کرده‌اید را مجددا انجام دهید. برای این کار از گزینه Redo استفاده کنید. این دستور را با استفاده از دو کلید Ctrl+Y در ویندوز یا Cmd+Y در مک نیز می‌توان انجام داد.

منبع: درسنامه: darsnameh.com